Onlangs verscheen een nieuwe handleiding voor de veelgebruikte projectmanagementmethode PRINCE2. Bert Hedeman en Ron Seegers maakten er een pocket guide bij. Een gesprek over de aanpassingen en de valkuilen in de jongste editie van PRINCE2. Hedeman: ‘De verschillen tussen beide edities zijn aanzienlijk, al is de methode in essentie niet gewijzigd.’
‘Goed veranderingen kunnen doorvoeren wordt voor organisaties steeds belangrijker. Waar je vroeger maar een keer in de vijf jaar een businessplan hoefde te maken, zijn industrieën tegenwoordig continu in beweging. Als je niet voortdurend verandert blijf je niet lang succesvol.’ Zo verklaart Bert Hedeman de grote aandacht voor projecten en programma’s en afgeleid daarvan de vraag naar PRINCE2. Vanuit die behoefte schreven Ron Seegers en hij samen een pocket guide over de methode. Hedeman is managing partner van Insights International, een bureau dat is gespecialiseerd in project- en programmamanagement. Zijn coauteur Ron Seegers geeft op hetzelfde terrein training en coaching. Beiden behoren ze tot de early adopters van deze van oorsprong Britse manier van managen en zijn ze al tien jaar geaccrediteerd PRINCE2-trainer. Ron Seegers maakte met de methode kennis toen hij bij Pink Elephant werkte. De Nederlandse tak van het automatiseringsbedrijf ging eerst op in Pink Roccade om via Getronics uiteindelijk bij KPN terecht te komen. Maar toen was Seegers er al weg. Tegenwoordig runt hij zijn eigen bedrijf met de in dit verband veelzeggende naam ‘Projectmeester’. Hedeman komt oorspronkelijk uit de bouw, waar hij PRINCE2 in een vroeg stadium heeft leren kennen. Samen schreven zij PRINCE2 – 2009 Editie – Pocket Guide.
Generieke methode
PRINCE2 is wat heet een ‘generieke methode’ van projectmanagement en bestaat uit beproefde algemene principes die verder zijn uitgewerkt in allerlei thema’s en processen. De principes zijn van toepassing op elk project – ongeacht type, schaal, organisatie, geografie of cultuur. Ze moeten echter wel op maat worden gemaakt voor elk specifiek project. De methode focust op de managementkant van projecten, specialistische bijdragen van bijvoorbeeld ontwerpers en constructeurs spelen geen grote rol.
Gevraagd naar de meerwaarde van PRINCE2 ten opzichte van andere methoden van projectmanagement, wijst Hedeman dan ook op wat hij het ‘procesgeoriënteerde karakter’ van de methode noemt. ‘PRINCE2 geeft de projectmanager een handvat om het project te managen vanaf de voorbereiding tot en met de oplevering. Alle rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden helder gedefinieerd, zodat voor iedere betrokkene duidelijk is wie waarvoor staat en hoe dat zich tot elkaar verhoudt. Thema’s zoals kwaliteit en zakelijke rechtvaardiging zijn uitgewerkt in praktische handvatten. Mogelijke activiteiten zijn benoemd voor de verschillende processen in het project. Aspecten waarover gecommuniceerd kan en/of moet worden, worden beschreven voor een groot aantal communicatiemomenten in het project.’
Hedeman komt oorspronkelijk uit de bouw. Dat is ook waar hij PRINCE2 heeft leren kennen. ‘Wat ik ervan hoorde kwam sterk overeen met hoe wij zelf te werk gingen. Wij konden het zo toepassen. Daardoor ben ik er een groot voorstander van geworden, terwijl wij geen bureaucratische organisatie waren en ook geen ICT-bedrijf.’ Die laatste toevoeging is relevant, want daarmee spreekt Hedeman in een klap twee vooroordelen tegen die PRINCE2, zeker in de eerste jaren, parten hebben gespeeld.
Communicatiemomenten
Als aanpak voor projectmanagement is PRINCE2 veel verder en beter uitgewerkt dan andere methodes, vindt Hedeman. ‘Het systeem is omvattend, en biedt daardoor een stevige basis voor de projectmanager en de mensen om hem heen om grote, complexe projecten te managen, maar ook kleine projecten praktisch uit te voeren.’ Dat klinkt tamelijk ideaal, maar toch hebben de liefhebbers van PRINCE2 zeker in het begin tegen flink wat vooroordelen moeten opboksen. Het nadeel van de methode is namelijk dat die zo compleet is dat je er bij kleinere projecten veel onderdelen van moet weglaten.
De PRINCE2-principes zijn universeel. De keuze wat je wel en wat je niet gebruikt van al die handvatten, moet elke gebruiker en organisatie echter voor zichzelf maken. Niet iedere projectmanager en niet iedere organisatie doet dat op een even slimme manier, en fouten die daarbij worden gemaakt slaan terug op de methode. Bij wijze van voorbeeld wijst Hedeman op de lange lijst van communicatieproducten die PRINCE2 aanreikt: wel 36 in getal. Deze zijn al snel verworden tot ‘templates’ die blijkbaar in ieder project moeten worden toegepast. Dat leidt tot een enorme bureaucratie: alsof je goed hebt gecommuniceerd en een goede projectmanager bent wanneer je al die templates maar op het voorgeschreven moment in hun volle omvang hebt toegepast. ‘Zo werkt het natuurlijk niet. Gelukkig is in de nieuwe versie 2009 de lijst met communicatieproducten al teruggebracht tot 26.’
Op maat maken
Het bureaucratische karakter dat PRINCE2 werd aangewreven, sloeg dus eigenlijk niet zozeer op de methode zelf als wel op de toepassing ervan, vindt Hedeman. Ron Seegers vult aan: ‘Een goede projectmanager werkt systematisch en methodisch. Daar is PRINCE2 een onmisbaar hulpmiddel bij, dat je echter wel met gezond verstand moet toepassen. Maar op één been kun je niet lopen. Er hoort ook bij dat je sociaal bent, en communicatief. En dat je leiding kunt geven. Dat is minstens zo belangrijk.’
Hedeman vindt de nieuwe versie 2009 een hele verbetering ten opzichte van de versie van 2005. ‘De verschillen tussen beide drukken zijn aanzienlijk, al is de methode in essentie niet gewijzigd. De principes voor goed projectmanagement zijn nu echter expliciet beschreven. De thema’s en de activiteiten in de verschillende processen zijn daar een uitwerking van. Voor het managen van een project is het belangrijk de principes toe te passen. De uitvoering moet je dan wel aanpassen aan je eigen situatie. Zo ook ten aanzien van de communicatieproducten: je hoeft die niet altijd te gebruiken, laat dat los waar dat niet nodig is. Bureaucratie is geen keuze van de methode maar een keuze van de organisatie die hem toepast.’
Om diezelfde reden vindt Seegers het nieuwe hoofdstuk over ‘tailoring’ belangrijk. Dat moet gebruikers aansporen om PRINCE2 op maat te maken voor hun eigen organisatie, hun eigen project. ‘Daar is hier in Nederland meer behoefte aan dan in Groot-Brittannië’, weet hij. ‘Het is een beetje de oude tegenstelling van het Rijnlandse model tegenover het Angelsaksische. Wij zijn minder van de hiërarchie en de bureaucratie, waar de Britten nog wel eens een garantie voor kwaliteit in zien. Nederlandse managers hebben meer aandacht voor het creëren van draagvlak, ook in projecten.’
Organisatieprojecten
In de eerste jaren na de introductie midden jaren negentig werd PRINCE2 vooral toegepast binnen de ICT. Dat is in de loop der tijd verschoven naar organisatieprojecten met een bredere scope, aldus Hegeman en Seegers. ‘De zakelijke rechtvaardiging van projecten vindt zijn oorsprong in het primaire proces van de organisatie. Dit geldt zowel voor private als publieke projecten. Wat is de toegevoegde waarde? Is het project realistisch en willen we zo veel geld uitgeven voor de voorgestelde oplossing, of zijn er andere, minder dure oplossingen voorhanden? Ook bij de overheid groeien de bomen niet meer in de hemel en ook daar kan het geld maar eenmaal worden uitgegeven.’ Wie zich via internet op PRINCE2 oriënteert, treft daar veel voorbeelden aan van gebruik bij lagere overheden in Groot-Brittannië. Ook in Nederland wordt de methode steeds meer door lokale overheden toegepast, en niet alleen voor hun ICT-projecten. PRINCE2 wordt hier steeds meer gezien als een generieke projectmanagementmethode die voor alle typen projecten effectief kan worden toegepast.
Licentie
PRINCE2 mag dan mettertijd minder strikt zijn geworden, de integriteit van het concept wordt nog steeds scherp bewaakt door de eigenaren van de methode: het Britse Office of Government Commerce. Deze organisatie heeft de concessie voor het vermarkten verleend aan de private APM Group. Die verzorgt de accreditatie van trainings- en consultancyorganisaties en het examineren van PRINCE2-projectmanagers. Inmiddels zijn in acht Europese landen organisaties toegelaten om trainingen te geven en examens af te nemen. Daarnaast is er de mogelijkheid om centraal examen te doen bij APMG. Her Majesty’s Stationery Office, de Britse staatsdrukkerij en uitgeverij, geeft het officiële handboek uit dat de methode volledig beschrijft. De ‘pocket guide ‘die Hedeman en Seegers hebben geschreven, biedt een snel overzicht van de gehele methode. Ook daarvoor moest een licentie worden verkregen, waarbij de Britten niet over een nacht ijs gingen. ‘Vandaar ook dat er eerst een Engelstalige versie is verschenen en dat er nu pas een Nederlandse in de winkel ligt’, aldus Hedeman.
De modale manager die zijn vaardigheden op het gebied van projectmanagement wil verbeteren, hoeft zich ondertussen aan al die regelneverij niet al te veel gelegen te laten liggen. Het staat iedereen vrij om wat hij van PRINCE2 heeft geleerd op zijn eigen manier in zijn eigen praktijk te gebruiken, zolang hij het auteursrecht maar respecteert. Wie serieus met de methode aan de slag wil kan, behalve bij Hedeman en Seegers, ook terecht bij de PRINCE User Group NL (www.PUGnl.nl).
PRINCE2® is een Registered Trade Mark van het Office of Government Commerce in het Verenigd Koninkrijk en andere landen.
Over Pierre Spaninks
Pierre Spaninks (Eindhoven, 1955) was tot zijn pensionering in 2021 zelfstandig professional in journalistiek en communicatie. Hij kreeg landelijk bekendheid als ZZP-expert. Voordien had hij gewerkt in het hoger onderwijs en de consultancy. Hij studeerde Tekstwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam en volgde op Harvard het Senior Manager in Government Program. Tegenwoordig legt hij zich toe op de Egyptologie.
