Elke dag om 15.00 uur klaar - Buffet vol aanwijzingen en tips

Elke dag om 15 uur klaar staat vol met praktische aanwijzingen en nuttige tips. De auteur kan putten uit twintig jaar ervaring met timemanagement en alles dat daarmee samenhangt. Elk hoofdstuk sluit af met een compacte samenvatting. En op de website worden de hoofdzaken door hemzelf in korte, pakkende videotutorials toegelicht. Via QR-codes in het boek kom je vanzelf bij die filmpjes. Het boek is bedoeld als een lopend buffet, je kunt er zelf je eigen weg in zoeken en mee experimenteren.

Hoe kantoorwerk werkt

Zoals Deusings in zijn inleiding schrijft: negen van de tien kenniswerkers hebben nooit geleerd hoe kantoorwerk werkt. Toch doen ze het al jaren. Anders dan bij productiewerk ben je met kenniswerk nooit klaar en de meeste mensen moeten het hebben van zelf aangeleerde routines en improvisatie. Hoe vreemd dat is laat hij zien door de vergelijking met piloten: stel je voor dat die maar wat deden… Dus biedt Deusings ons graag de helpende hand. Er is altijd te veel te doen, maar het scheelt al aanzienlijk wanneer je overzicht kunt creëren en op basis daarvan gerichte keuzes maakt. Een deel van de magie schuilt in het consequent vermijden van afleiding en (tijd)verspilling, waardoor je concentratie en focus optimaal kunnen zijn. Maar wat ook helpt is een waterdicht systeem voor je workflow, met een digitale agenda, een digitaal takenmanagementsysteem en een veel efficiëntere manier van omgaan met e-mail en smartphone.

Verzamelplekken

Confronterend is de vraag hoeveel verzamelplekken we hebben voor mentale, digitale en fysieke informatie. Mensen denken dat dat wel meevalt maar in de praktijk zijn het er al snel zo’n 20 tot 25. Dat kan beter! Nog zo’n fijn principe: OHIO, wat staat voor ‘Only Handle It Once’. Oftewel: een (vaste) plaats voor alles en alles op z’n plaats. Grote acties gaan meteen in de agenda, kleinere (onder de 30 minuten), wachtacties en bespreekpunten voor een bilateraal overleg krijgen een eigen lijst. En grote plannen die niet onmiddellijk binnen bereik liggen, komen op een ‘Land-van-Ooitlijst’, een mooie vondst!

Bijhouden

Als je je systeem eenmaal operationeel hebt, is het wel zaak om het bij te houden. Daar geeft Deusings dus ook tips voor, en het laatste deel van het boek bevat onder andere aanwijzingen voor archiveren (zijn advies: zo lui mogelijk, want veel dingen heb je toch nooit meer nodig), voor slimmer vergaderen, geconcentreerd werken, e-mailafhandeling en mindmapping, plus een cursus snellezen.

Magie

Het boek oogt modern en verzorgd, met naast zwart rood als steunkleur en veel handige stappenplannen en handreikingen. Het deed mij denken aan dat andere boek dat ook slimmer werken als doel heeft en uitgaat van grip als centraal principe, het gelijknamige boek van Rik Pastoor dat in korte tijd een enorme bestseller werd. Dat heeft geel als steunkleur en oogt wat rustiger en klassieker. Inhoudelijk vertonen beide boeken grote overeenkomsten. Ook Pastoor stelt een digitale agenda en takenlijst centraal en biedt via de bijbehorende app en website nog extra ondersteuning aan. Bij hem zit de magie in het uitzoomen: zijn boek begint met grip op je week, daarna op je jaar en tot slot op je leven. Handige bijlagen bieden nog hulp bij het maken van aantekeningen, het inplannen van vakantie en het grip houden als manager. Aan welk boek je de voorkeur geeft is een kwestie van persoonlijke voorkeur; ik heb er geen spijt van ze beide te hebben doorgewerkt.

En wie hierna nog in is voor meer: kijk bijvoorbeeld ook eens naar Greg McKeowns boek Essentialisme (‘gedisciplineerd op zoek naar minder’) en bij Alex Soojung-Kim Pang, die eerst (in 2016) met Rust in uitvoering een overzicht schreef over alle verschillende manieren om op te laden en daardoor meer gedaan te krijgen, en daarna een vervolgstudie Shorter (2020, nog niet vertaald) over manieren om minder te werken.