Het regiebureau - Kernprincipes voor sturen op resultaat

Het regiebureau is mede door de heldere illustraties een goed boek dat zaken rond de opzet en het uitvoeren van sourcing goed op een rijtje zet. Mij vallen de aandacht voor de kwaliteit van de medewerkers en de kwaliteit van de inhoudelijke aansturing van leveranciers in positieve zin op. Het is geen boek dat pretendeert dat een goede procesinrichting de oplossing voor alles is. Alternatieve inrichtingsmanieren komen in voldoende mate naar voren, en zorgen dat de ervaren professional goed aan de slag kan. Het boek kent wel een paar foutjes (hierover verderop meer) en is denk ik minder geschikt voor beginners (zoals studenten). Maar ondanks deze puntjes is het boek het lezen meer dan waard voor iedereen die te maken heeft met regie en sourcing. Hoofdstuk 1 begint met een aantal voorbeelden en een werkdefinitie van het regiebureau. De voorbeelden zijn in mijn ogen wat karikaturaal, maar zetten goed de toon. De auteurs stellen vervolgens dat het boek geen nieuwe theorie over regievoeren bevat. Wel willen ze via vier verschillende beelden een praktische benadering geven. Deze beelden zijn de metafoor van de magistrale bereiding (de ingrediënten goed mengen), het gebruik van de Deming cirkel (of Plan-Do-Check-Act cyclus), de metafoor van het koken (de kok is belangrijk) en de logica van het falen (het regiebureau heeft na opzet reflectie en aandacht nodig). Deze benadering gaat er vanuit dat een regiebureau altijd dezelfde doelen nastreeft, en in essentie dezelfde bouwstenen zal hebben. Maar de precieze inrichting en afstemming is voor iedere organisatie anders, en vergt dus een situationele aanpak. Aan het einde van hoofdstuk 1 benoemen de auteurs drie doelgroepen, en iedere groep krijgt zijn eigen leeswijzer. Mij valt op dat het merendeel van de doelgroepen bij het laatste hoofdstuk (hoofdstuk 10) hoort te beginnen, terwijl de overblijvende groep eerst hoofdstuk 6 mag lezen voordat hoofdstuk 10 aan de beurt komt. Iets zegt me dat hoofdstuk 10 beter hoofdstuk 2 had kunnen zijn. Het bevat inderdaad een duidelijke samenvatting, en zou ook niet misstaan als inleiding voor in het boek. Ik volg de leeswijzer voor de ervaren professional, die in twee slagen het boek mogen lezen: eerst hoofdstuk 6 en hoofdstuk 10; daarna de overige hoofdstukken naar behoefte. Hoofdstuk 6 beoogt een samenvatting te zijn van hoofdstukken 2 t/m 5, waarin alle onderdelen van het regiebureau de revue passeren. Het is alleen niet helemaal zo geschreven. Voor je het weet struikel je over afkortingen en termen die niet gedefinieerd worden. Je krijgt een opsomming van zeven hoofdprocessen die vervolgens in figuur 6.4 over die hoofdprocessen niet genoemd worden. Wel staan er een aantal rechthoeken die nog niet genoemd zijn. Terugbladeren in eerdere hoofdstukken leert dat dit de managementdomeinen van regie zijn. Vervolgens krijgen we in tabel 6.1 wel processen te zien. Maar in plaats van de eerder genoemde hoofdprocessen, blijken het de subprocessen per managementdomein te zijn. Ook hier helpt terugbladeren. Maakt dit het een slecht boek? Nee, dat niet. Alles staat duidelijk in de andere hoofdstukken. Maar iemand die bij hoofdstuk 6 begint heeft last van de slechte opbouw van de eerste helft hiervan. Voor een goede samenvatting van de aanpak kun je beter in hoofdstuk 10 beginnen. De tweede helft van hoofdstuk 6 is beter en bevat wat mij betreft het belangrijkste plaatje van het hele boek: voorbeelden van overleggen tussen regiebureau en belanghebbenden (figuur 6.5). Wat je hier ziet is dat regie vooral gaat over samenwerking tussen verschillende partijen en het in contact blijven met elkaar. De beginner schrikt misschien van de 12 voorbeelden, maar de ervaren professional weet dat goed overleg wezenlijk is. Vanuit de hoofdstukken 6 en 10 door de rest van het boek snuffelend, vind ik mooie dingen. In hoofdstukken 2 t/m 5 worden de onderdelen van het regiebureau uitgelegd. Lees vooral ook hoofdstuk 5 - Mensen maken het regiebureau - goed door. In de hoofdstukken 7 t/m 9 worden de vraagzijde, de aanbodzijde en de implementatie van het regiebureau uitgediept. Het regiebureau wordt niet puur instrumenteel neergezet, maar als een unit die klantgericht haar waarde aan de klantorganisatie mag duidelijk maken. Bij de implementatie zetten de auteurs een aanpak neer die gebaseerd is op de PDCA-cyclus. Dit is niet alleen een kwaliteitscyclus, maar ook een leercyclus die zorgt dat het regiebureau reflecteert op haar successen en mislukkingen. Door ervaring op te bouwen met het bureau kun je de werking er van verbeteren. Pas wel op dat je dit doet in een organisatie waar je fouten mag maken, anders is het beter in klein en voorzichtig te beginnen, en met kleine stapjes de dienstverlening uit te breiden. Terugkijkend op het boek zie ik een goed uitgewerkt totaalconcept voor regiebureaus. Een totaalconcept dat in mijn ogen al te doorzien is door alleen de figuren in het boek te bekijken. Ik kan het in veel situaties toepassen, als checklist, en voor sommige onderwerpen ook als samenvatting van en verwijzing naar achtergelegen literatuur. De situationele inrichting die de auteurs voorstaan spreekt mij persoonlijk erg aan, maar voor beginners kan dit het boek ook minder toegankelijk maken. Zoals ook de hoofdprocessen nooit volledig worden uitgetekend, en dus ongewis blijft hoe de auteurs die zouden uitwerken. Maar ondanks dit blijft het een fijn Nederlandstalig boek over regie dat het lezen meer dan waard is.