In het voorwoord van 'Contractmanagement voor ICT op basis van CATS CM' verbazen Jan van Beckum en Gert-Jan Vlasveld zich over het feit dat de ICT-sector het 'tot voor kort zonder een gedocumenteerde methode voor contractmanagement moest stellen.' Een contract is een afspraak tussen twee of meer partijen, waardoor er over en weer rechten en plichten ontstaan. De ene partij moet een prestatie leveren. De andere partij heeft recht op deze prestatie. De aandacht van dit compact geschreven boekje gaat vooral uit naar de leverende partij, de ICT-sector. Het boek bestaat uit drie delen. Deel 1 is een introductie van contractmanagement en een korte beschrijving van de methode CATS CM. CATS staat voor Contract Administration & Tracking Scenario's. De methode is gebaseerd op de managementcirkel van Deming die is opgenomen in een zesstappenplan. De beschrijving van de stappen is vrij summier en niet geschikt voor onervaren contractmanagers. Dat geldt eigenlijk voor het hele boek. De auteurs willen graag volledig zijn, maar dit gaat in een handzaam boekje van slechts honderd pagina's ten koste van de diepgang. En dat is logisch. Het laatste hoofdstuk van deel 1 gaat kort in op de wederkerigheid van de contractrelatie, de relatie tussen klant en leverancier. Dit is een wat afstandelijke verhandeling over hoe contracten ontstaan. Het besteedt geen aandacht aan de achilleshiel van ieder contractmanagementtraject, namelijk een goed begrip bij de contractmanager van de bedoelingen van de contractpartijen toen ze hun handtekening zetten. Deel 2 maakt een praktische vertaalslag naar een zestal aandachtsgebieden van de contractmanager, te weten: contractomgeving; contractdossier; doelstellingen en resultaten; contractuele afspraken; proces- en kwaliteitsbewaking en risicobeheer. Vermakelijk te lezen is het hoofdstuk over doelstellingen en resultaten. Als IT-er verwacht je iets over het helder specificeren van contract deliverable's en het proces van acceptatie. In plaats daarvan gaat het over 'interne' contractdoelstellingen als: winstmarge op het project, extra omzet bij de klant genereren, service delivery kosten reduceren, etcetera. Enfin, de aap komt uit de mouw. De opmerkelijke slotpassage van dit deel is die over klanttevredenheid. Klanttevredenheid is bewust buiten de taken en verantwoordelijkheden van de contractmanager gehouden en is dus ook geen 'CM essential'. De afstandelijke verklaring die de auteurs daarvoor geven, gaat in op complexe inkoopstructuren die je soms bij grote ondernemingen aantreft en is tevens gebaseerd op de door de auteurs veronderstelde taken en bevoegdheden van een contractmanager. Daarnaast is het boek op dit punt niet helemaal consequent, maar dat is niet zo erg. 'We get the picture': er is meer te halen als je er bovenop zit. Deel 3 is een handleiding voor CATS CM en bevat een praktische uitwerking van de zes stappen die zeker de moeite waard is. Wat ik daarbij mis, is iets wat regelt dat de contractmanager helpt te voorkomen dat leveranciers IT-contracten aangaan die ze achteraf gezien beter niet hadden moeten wíllen of mógen aangaan. In mijn ervaring weten organisaties vaak niet precies wat ze kopen en is het in het belang van de IT-leverancier om ze daar pas achter te laten komen wanneer het contract gesloten is. Dat dit binnen de IT gangbaar is, blijkt ook wel weer uit 'Contractmanagement voor ICT op basis van CATS CM'. Gewetensvolle en vakkundige IT-ers in deze commerciële dynamiek bepalen het succes en falen van IT-projecten. De vraag hoe voorkom je falen (weglopen van IT-projectwinst) nu met CATS, is mij na het lezen niet geheel duidelijk. Toch is het boek de moeite waard. Zeker ook voor IT-opdrachtgevers.
Over Nico Beenker
Drs. Nico Beenker mmc heeft vijfentwintig jaar ervaring met IT-projectmanagement in het bedrijfsleven en bij de (semi) overheid, hij managet projecten, geeft nprojectmanagementtrainingen en coacht projectmanagers en opdrachtgevers. Eerder publiceerde hij Handboek CRM (2002), Lead IT or Lose IT (2010, 2015).
