Toen vertrok ons klantcontact binnen het bedrijf. Nieuwe functie elders. Leuk voor hem, een flinke tegenslag voor ons: de offerte belandde op het bureau van zijn collega’s. Echter, zij konden aan de offerte niet de ‘toegevoegde waarde’ van onze propositie zien. Het was al heel wat dat ze wisten wie wij waren, maar daar hield het bij op. De offerte was onvolledig. Voor ons eerste klantcontact bevatte onze offerte alle informatie die het nodig had, al het andere was immers al besproken. Maar voor zijn collega’s was ons aanbod te vaag en was het te onduidelijk wat we gingen doen en hoe wij dit zouden aanpakken. Maar dit wisten wij toen nog niet. Zonder het te weten, verdwenen onze kansen en onze opdracht.
Het wachten duurde lang. We werden ongeduldig en gingen toch maar opnieuw contact leggen met de klant. Gaande de gesprekken kregen we indruk dat dit nieuwe contact persoon geen flauw idee had wie wij waren en wat wij konden oplossen. Een grote afgang voor een schrijver van een saleswerkboek. Wat een fout. We hadden beter moeten weten. Nooit denken dat een race gelopen is, totdat hij echt gewonnen is. Maar geluk is in dit geval met de domme en wij mochten het nog een keertje proberen.
De nieuwe offerte moest het totaalbeeld worden van onze plannen en aanpak. Een duidelijke formulering van de behoefte van de klant en hoe wij in die behoefte gingen voorzien. De kansen die wij zagen voor het bedrijf en een goed antwoord op de mogelijke angsten van de klant. Het taalgebruik was toegespitst op de communicatie met de nieuwe klantcontacten, ingewikkelde data maakten wij toegankelijk in heldere infographics, en het geheel werd voorzien van een strak design. Geen verzameling van tachtig bijlagen en verwijzingen! Dat opent niemand. Maar één document, één moment van presentatie, één pitch.
Wanneer je een aanbod of offerte opstelt moet je uitgaan van de gedachte: ‘Wat heeft de klant nodig om te snappen dat jij de beste aanbieder bent?’ De offerte maakt net zo goed onderdeel uit van het overtuigingsproces als alle andere fasen in de sales. De lezer van de offerte moet in een ogenblik snappen waarom het aanbod in zijn behoefte voorziet. Een offerte moet argumentatief sterk zijn, verleiden en vertrouwen geven. Alleen dan maak je kans om succesvol over te gaan tot de fase van het onderhandelen. Alleen dan ga je verkopen.
En onze deal? De klant vond dat wij het beste hun behoefte hadden verwoord. In de offerte stond haarfijn uitgelegd hoe wij hierin gingen voorzien. De uitkomst was een succesvolle samenwerking waarbij de prestatie aan de verwachting werd gematcht.
Orly Polak (1975) is oprichter van Hub Creations dat educatieve software en content ontwikkelt gericht op het overbrengen van kennis en het beïnvloeden van houding en gedrag. Hiervoor ontwikkelen zij games, video’s en online platformen. Matthijs Leendertse (1976) is oprichter van ELM Concepts, een creatief consultancy bureau dat opereert op het snijvlak tussen media en educatie. ELM Concepts ontwikkelt digitale educatieve concepten en geef strategisch media-advies. Ze zijn de auteurs van Het Sales Canvas en de makers van Het Sales Canvas bordspel.
Over Orly Polak
Orly Polak houdt zich met haar bedrijf Hub Creations al meer dan dertien jaar bezig met het beïnvloeden van cultuur en gedrag. Orly is van huis uit sociologe en argumentatiedeskundige en heeft zich daarnaast verdiept in bestuurskunde, sociale psychologie, verandermanagement en antropologie. Orly heeft een grote persoonlijke interesse in alles wat met veilig zijn en veilig voelen te maken heeft.
