‘Contractmanagement gaat zich meer en meer vervlechten met primaire processen’

Voor de mensen die het vak contractmanagement niet kennen, wat houdt het vak in en welke rol speelt het binnen bedrijven en organisaties?

Contractmanagement is een jong vakgebied en voor een deel ondergewaardeerd. Het zou eigenlijk in elke bedrijfsopleiding, Master of MBA moeten zitten, maar zover is het nog niet. Het is een echt vak, het zorgen dat de contracten een bijdrage leveren aan een organisatie en haar doelstellingen, want daar gaat het in essentie om bij contractmanagement. Bij bedrijven die hun primaire processen outsourcen wordt contractmanagement vanzelf ook een primair proces en dus belangrijk voor de business. Bij contractmanagement draait het om het realiseren van de met het contract beoogde doelstellingen voor de organisatie. Dat doe je door ervoor te zorgen dat afspraken duidelijk zijn, worden nageleefd en worden bijgesteld waar nodig en de met het contract samenhangende risico’s te managen. Samenwerking tussen contractmanagement en de inkoop- of verkoopafdeling, die vaak het contract opstellen, is hiervoor essentieel.

Is er een verschil tussen contractmanagement in de publieke en de private sector en zo ja, komt dat ook terug in het boek?

Er zijn overeenkomsten in de werkzaamheden, maar er zijn ook verschillen. Om te beginnen kent de publieke sector vaak geen verkoopzijde zoals de private sector die wel kent. De keten stopt in de publieke sector als je bij de particulier of maatschappelijke functie uitkomt. Een ander belangrijk verschil is dat inkoop en contractmanagement in de publieke sector bij aanbestedingen al heel vroeg samen moeten optrekken voor het opstellen van een contract met onder meer de verwachte prestaties, overlegstructuren en rapportages. In de private sector gebeurt dat opstellen van een contract vaak pas veel later en dan kan er ook nog van alles gewijzigd worden. Maar ook dan kan een vroege samenwerking zijn vruchten afwerpen. We hebben er in het boek voor gekozen om de verschillen zo min mogelijk terug te laten komen, omdat we publiek en privaat, inkoop en verkoop, een universele methode met een uniforme taal willen aanbieden. Alleen zo ontstaat de nodige duidelijkheid en structuur. Als we dat niet hadden gedaan, zou onze methode aan kracht verliezen. Het hiervoor genoemde verschil in timing bij het opstellen van contracten benoemen we wel, omdat de inkoopzijde in de publieke sector aanbestedingsplichtig is en men eenmaal afgesloten contracten daar niet gemakkelijk kan wijzigen. Dit in tegenstelling tot de private sector.

Wat is het belang van contractmanagement voor die beide sectoren?

Organisaties binnen publieke en private sector staan voor de komende jaren onder meer samen aan de lat om doelstellingen op het gebied van duurzaamheid en circulariteit te realiseren. Samen, zonder elkaar de tent uit te vechten. En waar je werk je samen? Juist, via de contracten en dat verklaart het belang van de CATS CM® methode die expliciet is bedoeld en ingericht voor inkoop én verkoop. Met die methodiek kun je er dus voor zorgen dat toekomstige generaties straks nog de dingen kunnen doen die van belang zijn voor een aangenaam leven. Dat je de wereld een beetje beter maakt, dat je de wetgeving volgt en dat tegen de best passende prijs. Daar ligt onder andere het belang van contractmanagement voor beide sectoren.

Bij verschijning stond het boek CATS CM® versie 4 ineens op nummer 1 in de top 10 van Managementboek. Wat betekende dat voor jullie en wat betekende dat voor het vak contractmanagement?

Het is een methodisch boek voor mensen die werkzaam zijn in het vakgebied contractmanagement. Een boek ook met niet ’s werelds meest aansprekende titel en niet het meest sexy onderwerp. Dan geeft het een ontzettend trots gevoel als je op nummer 1 staat en het afgelopen jaar dezelfde verkoopcijfers bereikt als meer algemeen leesbare boeken als ‘Nummer 1’, ‘Ontdek je sterke punten 2.0’ en de managementklassieker ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’. Er is dus veel vraag naar het boek. De verkoopcijfers over 2022 bevestigen voor ons dat het een duurzame prestatie is en geen eenmalig en kortdurend iets als in 2020. Voor het vak contractmanagement is het eveneens heel goed, omdat het managers erop attendeert wat het belang is van contractmanagement voor de organisatie en hun business. Dat de verandering op dat gebied van binnenuit de organisatie dient te komen en CATS CM® methode daarvoor de handvatten biedt.

Voor wie is het CATS CM® boek van belang of relevant?

Eigenlijk voor iedereen die binnen een organisatie met contracten en de daarin vastgelegde prestaties te maken heeft. Contractmanagers, business managers, delivery managers, projectmanagers, servicemanagers, facility managers, inkopers, inkoopmanagers, compliance managers, risicomanagers, accountmanagers, salesmanagers en HR-managers, hun directeuren en stuurgroep leden aan zowel inkoop- als verkoopzijde. Van strategisch tot op operationeel niveau. Dat is een brede doelgroep en dat verklaart waarschijnlijk het grote aantal verkochte boeken. Veel mensen binnen een organisatie hebben er belang bij dat de juiste, overeengekomen prestaties worden geleverd omdat die, samen met de overige afspraken in een contract, een essentiële bijdrage leveren aan de realisatie van de geformuleerde bedrijfsdoelstellingen. Op de realisatie van die doelstellingen worden mensen binnen hun organisatie afgerekend.

Afgelopen jaar verscheen mede van jouw hand het met Richard Steketee geschreven boek Contractmanagement bij project- en servicemanagement. Is dat een uitbreiding op het CATS CM® boek of kun je het als een geheel zelfstandig boek zien?

Het is een geheel zelfstandig te lezen boek, met name omdat er ook een deel van de CATS CM® methode in is opgenomen. Dat is natuurlijk logisch, omdat project- en servicemanagers moeten weten aan welke spreekwoordelijke kapstok de door hen te meten en te managen prestaties worden opgehangen. Daarom is het boek dikker dan CATS CM versie 4. Het boek is er overigens gekomen omdat er juist vanuit de disciplines project- en servicemanagement vraag was hoe zij binnen hun dagelijkse werk invulling konden geven aan contractmanagement. Bij methodieken als ITIL, IPMA en PRINCE2 wordt contractmanagement benoemd, maar gaat men niet in op hoe je dat dan vormgeeft. CATS CM en RVM geven daar juist wel invulling aan.

In de titel is er sprake van de methode CATS RVM? Om te beginnen waar staan de letters CATS, CM en RVM voor? Wat is hun samenhang, hun verband?

CATS is de afkorting van Contract Administration and Tracking Scenarios, CM betekent Contract Management en RVM staat voor Realisatie- en Verificatie Management. Die laatste rol voeren project- en servicemanagers op operationeel niveau uit met behulp van de CATS CM en CATS RVM methode. De functie van projectmanager en servicemanager gaat verder dan het managen van wat er in het contract staat. RVM is een rol waarbij project- en servicemanagers overleggen met contractmanagers voor een deel van de dienstverlening, maar ook zorgen dat de levering en de beheersing daarvan op tactisch en operationeel niveau binnen de organisatie geborgd is. Met het boek Contractmanagement bij project- en servicemanagement slaan we een brug tussen enerzijds de project- en servicemanagers en anderzijds de contractmanagers. We zorgen er met dit laatste boek voor dat ze dezelfde taal spreken als ze met contracten aan de slag gaan.

Wat is de toegevoegde waarde van contractmanagement? Herkennen bedrijven en organisaties dit wel voldoende?

De wereld verandert steeds sneller. Daarmee verandert ook het maken van afspraken. Je weet immers niet altijd wat de details van die afspraken zouden moeten zijn. Je kunt deels op veranderingen anticiperen en deels niet, dan zul je er dus in de loop van het contract op moeten reageren. Dit was al een tijd zo, maar de laatste drie jaar is de toegevoegde waarde van contractmanagement ontzettend duidelijk geworden. Door de verschillende crisissen, zoals COVID en de oorlog in de Oekraïne, maar ook het vastliggende schip in het Suezkanaal, zijn organisaties zich ervan bewust geworden dat een continue bewaken van de doelstellingen en het indien nodig bijstellen van de doelstellingen en contracten van essentieel belang zijn. De crisissen hebben de toegevoegde waarde van contractmanagement op de agenda gezet. Flexibel en wendbaar zijn, zowel privaat als publiek. Het managen van de relatie met je leveranciers is belangrijker geworden voor opdrachtgevers. Leveranciers moeten wel aan je kunnen en willen leveren. Je bent er afhankelijk van en daar komt de toegevoegde waarde van de contractmanager om de hoek kijken. Dat het contracten managen altijd speelt en dat het altijd relevant is. Dat het dus goed is om van contractmanagement af te weten en hoe het in elkaar steekt.

Waar gaat het vak contractmanagement naartoe in de toekomst? Wat is ervoor nodig om die stip op de horizon te bereiken?

Er komen steeds meer contracten en het tempo waarmee de wereld verandert zal niet afnemen. Ook zullen er onverwachte dingen blijven gebeuren. Het vak contractmanagement gaat zich daarom meer en meer vervlechten met primaire processen en zal dan volledig erkend worden. Met die ontwikkeling zal het vak andere (soft) skills gaan vragen die een groter deel van het vak zullen uitmaken. Het zal het vak van contractmanager interessanter en leuker maken. Nieuwe technieken als AI en robotisering zullen daar zeker een bijdrage aan leveren. Van de registratie van wat er in contract staat gaat het naar welke impact dit contract heeft op de strategische doelstellingen. En natuurlijk de snelheid waarmee je daar inzicht in hebt als organisatie. Om die stip op de horizon te bereiken moet het bewustzijn bij de hogere managementlagen nog wel verder groeien. Dat het managen van contracten een kernproces is, dat het hebben van een uniforme taal en aanpak en een flexibele inrichting van contracten daar essentiële voorwaarden voor succes bij zijn.